2014년 생산(접수)기록물 정리 방법

2015. 1.

	충청북도교육청 Chungcheongbuk-do Office of Education (행정관리국 총무과)

미등록 기록물 추가 등록 방법

⇒ 기관(부서): 가, 나, 다, 라(①, ②, ⑨), ⇒ 각급 학교: 가, 나, 다, 라(①~⑨)

비전자기록물 등록번호 표시 방법

기록물이 없는 단위과제카드 삭제방법

적합한 단위과제카드로 재편철(실적변경) 방법

첨부물 분리등록 방법

비전자문서 등록 기록물 편철 방법

단위과제카드(기록물철) 표지 및 색인목록 출력방법

문서고 기록물 정리 방법

2014년 생산(접수)기록물 정리 방법

1. 미등록 기록물 추가 등록방법

가. 업무관리시스템의 문서등록대장에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를

확인하여 누락된 기록물에 대해 추가 등록

나. 대상

- 수기결재 문서 중 문서등록대장 미등록 문서

- 회의록: 각종 위원회 또는 협의회 회의록

- 각종대장・일지: 근무상황부, 보안점검부, 당직일지 등

- 학적 관련: 학교생활기록부, 학교생활기록부 정정대장, 졸업대장, 학생	이동상황부 등

- 시청각기록물: 졸업앨범(사진), 기관(학교) 행사 시청각기록물

- 회계관련: 지출증빙서, 수입일계표, 회계관련 대장 등

다. 등록방법

① 문서관리 ⇒ 문서함 ⇒ 문서등록대장 메뉴에서 [비전자문서등록] 클릭

※ 2차 점검 : 2014. 6. 2. ~ 2014. 6. 30. (19개 기관/총 35개 기관) 예정

점검대상 : 전 소속기관 및 각급학교 (16개 기관/총 35개 기관)

② 비전자문서 등록 연도 선택

- 기록물 정리기간(1월~2월)에는 전년도 생산 비전자문서를 등록할 수 있는	메시지 창 안내

- “확인” 버튼을 누르면 전년도(2014년도) 비전자문서 등록 화면으로 이동

※ 2014년 미등록 기록물(수기결재 비전자문서)등록은 비전자소급(2014년도)	등록으로 입력해야 함

③ 접수․생산 등록구분 선택 ⇒ 비전자문서 문서정보 입력 ⇒ 저장

㉠ 접수: 우편 또는 팩스로 온 문서를 수기결재 받은 경우

- 필수항목 □ ＊ □표시된 항목 입력 후 저장

- 수기결재 받은 문서를 스캔하여 등록한 경우에도 원본은 반드시 보존하고	차후 기록관(문서고)으로 이관

㉡ 생산: 내부결재 생산 문서를 수기결재 받은 경우

- 필수항목 □ ＊ □표시된 항목 입력 후 저장

- 수기결재 받은 문서를 스캔하여 등록한 경우에도 원본은 반드시 보존하고	차후 기록관(문서고)으로 이관

중요사항

- 기관(학교) "연간 주요업무계획 또는 학교운영계획"의 경우 전자결재를 시행하지 않고 수기결재를 받는 사례가 있는데, 이런 경우에는 반드시 수기결재 받은 생산 문서를 업무관리시스템 문서등록대장에 비전자문서 등록을 해야 함 ▪기관: "주요업무계획수립및추진" 단위과제 "주요업무계획(수립)" 단위과제카드에 등록 ▪학교: "학교교육과정운영계획수립및운영(학교)" 단위과제 "학교교육과정운영(계획)□ 단위과제카드에 등록 - 기관(학교) "비정규직 채용(계약)"의 경우 전자결재를 시행하지 않고 수기결재를 받은 경우에도 수기결재 받은 생산문서를 반드시 업무관리시스템 문서등록대장에 비전자문서 등록을 해야 함 ※ 비정규직 채용계약 문서는 향후 제증명 관련 증빙기록으로 매우 중요함으로 문서등록대장에 관련 문서를 반드시 등록해야 함

라. 주요 비전자기록물 등록방법 예시

① 회의록

- 회의록을 생산하여 등록하는 경우 회의록임이 명확히 드러나는 문서제목으로 등록

예시) 제○차 학교운영위원회 회의결과 및 회의록 보고

○○○위원회 회의결과(회의록)

② 각종 대장․일지

- 해당하는 단위과제의 단위과제카드에 1권당 1건으로 등록

예시) 근무상황부, 당직근무대장(일지)

‣ 학교: “교육공무원복무관리(학교)” 단위과제에 “근무관리” 단위과제카드

‣ 기관(과): “총무일반업무” 단위과제에 “당직근무관리” 단위과제카드

예시) 보안점검부

‣ 학교: “보안관리및점검(학교)” 단위과제에 “보안점검표(부)” 단위과제카드

‣ 기관(과): “보안업무” 단위과제에 “보안업무일반 또는 보안점검표” 단위과제카드

※ 기타 각종 대장(일지)은 해당 단위과제의 단위과제카드에 등록

※ 단위과제카드명은 위 예시와 반드시 일치하지 않아도 됨

- 건제목 작성시 각종 대장(일지)명과 일치하도록 등록

- 등록된 대장(일지)은 대장(일지) 표지에 문서등록번호 작성 부착(참고 P.10)

- 비전자등록 대장(일지) 보관시 단위과제카드표지 및 색인목록은 첨부하지 않고   보존상자에 넣어 관리(※ 매체형태(사이즈)가 보존상자에 맞지 않는 경우 별도 보관)

③ 졸업대장

- “NEIS 졸업대장(학교)” 단위과제에 “졸업대장” 단위과제카드에 졸업대장 1건으로 등록

- 주의: 2014년 2월 생산기준으로 등록(전년도 등록이 아니라 생산시점 연도에 등록)

예시)2013학년도 졸업대장: 2014년 2월 생산한 것으로 2014년도에 비전자 등록

예시)2012학년도 졸업대장: 2013년 2월 생산한 것으로 2013년도에 비전자 등록

- 졸업대장 출력물 보존 관리는 개별 또는 누철 관리 가능

④ 졸업앨범(사진)

- “NEIS 졸업대장(학교)” 단위과제에 “졸업앨범” 단위과제카드에 졸업앨범(사진) 1건으로 등록

- 등록시 [관리정보]의 [등록구분] “사진, 필름류” 선택하고, 해당하는 기록물형태 체크

- 기록물형태: 사진이 담긴 책자 → 인화된 사진으로,  CD → 사진CD 로 선택

- 등록된 졸업앨범(CD) 표지에 문서등록번호 작성하여 부착(참고 P. 10)

- 주의: 2014년 2월 생산기준으로 등록(전년도 등록이 아니라 생산시점 연도에 등록)

예시)2013학년도 졸업앨범: 2014년 2월 생산한 것으로 2014년도에 비전자 등록

예시)2012학년도 졸업앨범: 2013년 2월 생산한 것으로 2013년도에 비전자 등록

⑤ 학교생활기록부 및 정정대장

㉠ 졸업생 학교생활기록부(Ⅰ)의 경우

-  “NEIS 학교생활기록부(학교)” 단위과제 “학교생활기록부(Ⅰ)” 단위과제카드에      1권당 1건으로 등록

예시) 9학급의 경우, 학교생활기록부(3학년 1반), …, 학교생활기록부(3학년 9반)

- 등록시 [관리정보]의 [등록구분] “카드류” 선택

- 등록된 학급별 학교생활기록부 표지에 문서등록번호 작성 부착(참고 P. 10)

- 주의: 2014년 2월 생산기준으로 등록(전년도 등록이 아니라 생산시점 연도에 등록)

예시) 2013학년도 학교생활기록부(Ⅰ): 2014년 2월 생산한 것으로 2014년도에 비전자 등록

예시) 2012학년도 학교생활기록부(Ⅰ): 2013년 2월 생산한 것으로 2013년도에 비전자 등록

㉡ 졸업생 학교생활기록부(Ⅱ)의 경우

- “NEIS 학교생활기록부(학교)” 단위과제 “학교생활기록부(Ⅱ)” 단위과제카드에      1권당 1건으로 등록

예시) 2013학년도 학교생활기록부(Ⅱ): 2014년 2월 생산한 것으로 2014년도에 비전자 등록

예시) 2012학년도 학교생활기록부(Ⅱ): 2013년 2월 생산한 것으로 2013년도에 비전자 등록

㉢ 학업을 중단한 자의 학교생활기록부인 경우

- 학업을 중단한 자(의무취학 면제, 유예, 정원외 학적관리, 자퇴 등)의 경우에는   재취학, 편입학 등으로 학적을 회복하기 전까지는 해당 학생의 학교생활기록부   (학교생활세부사항기록부 포함)를 준영구 보존해야 함

- “NEIS 학교생활기록부(학교)” 단위과제 “학교생활기록부(학업중단)” 단위과제     카드에 1권당 1건으로 등록

예시) 2013학년도 학교생활기록부(학업중단): 2014년 2월 생산한 것으로 2014년도에 비전자 등록

예시) 2012학년도 학교생활기록부(학업중단): 2013년 2월 생산한 것으로 2013년도에 비전자 등록

㉣ 학교생활기록부정정대장인 경우

- “NEIS 학교생활기록부(학교)” 단위과제 “학교생활기록부정정대장” 단위과제      카드에 1권당 1건으로 등록

예시) 2013학년도 학교생활기록부(학업중단): 2014년 2월 생산한 것으로 2014년도에 비전자 등록

예시) 2012학년도 학교생활기록부(학업중단): 2013년 2월 생산한 것으로 2013년도에 비전자 등록

※ 재학생은 출력하여 문서등록대장에 등록하지 않음

⑥ 기타 학적 기록부

- “NEIS 기타학적대장(학교)” 단위과제 “기타학적대장” 단위과제카드에 1권당 1건     으로 등록

예시) 학생이동원부(상황부), 제적대장 등

⑦ 회계관련 기록물(지출증빙서 등)

- 지출증빙서의 경우 2011년부터 업무관리시스템의 연계기안을 통해 이미 등록되어 있으       므로 문서등록대장에 별도 등록하지 않음(※이미 등록된 지출증빙서는 등록된 상태 유지)

※ 단, 지출증빙서가 비전자로 편철되므로 각급 기관(학교)에서는 기록물 전수조사시      지출증빙서를 보존문서기록대장에 포함, 작성하여야 하며, 기록물 이관시 기록관      (문서고)으로 이관

- 업무관리시스템에 연계기안 되지 않은 회계 관련 기타 대장류는 “②각종 대장․일지” 와     동일한 방법으로 등록

⑧ 학교일지

- 학교일지를 출력하여 보관할 경우 대장류와 동일한 방법으로 등록

- 출력하여 보관하지 않을 경우 나이스시스템 학교일지 월별 파일(엑셀) 다운    로드 후 학교일지 비전자등록시 파일(엑셀)첨부 필수 등록

- “기록물관리일반(학교)” 단위과제 “학교일지” 단위과제카드에 학교일지를 1건으로 등록

예시) 2014년 학교일지: 2014년 12월 생산 비전자 등록

⑨ 행사 시청각기록물

- 학교: “기록물관리일반(학교)” 단위과제 “학교행사” 단위과제카드에 학교행사 건당 1건     으로 등록. 예시) 2014년도 입학식, 다목적실 개관식

- 기관: “홍보매체관리및홍보활동” 단위과제 “홍보사진촬영및사진자료” 또는     “기관행사“ 단위과제카드에 기관행사 건당 1건으로 등록

예시) 2014년 각종행사, 직장인 걷기대회 등

- 등록시 [관리정보]의 등록구분 “사진, 필름류(①)” 또는 “녹음, 동영상류(②)” 선택

- 기록물형태: 해당 매체 선택(사진 CD 추천)

- 내용요약 및 보존장소: 행사개요, 참석인원 등 시청각기록물 내용요약

※ 보존장소: 학교(행정실, 교무실), 기관(문서고, 기록관, 홍보담당)

- 등록번호 표기

￭ 사진, 필름류: 사진의 뒷면이나 포장재료의 좌측상단 여백

￭ 오디오, 비디오, 영화필름: 보호케이스나 보존용기에 표기

￭ 디지털매체

- 테이프, 디스크, 디스켓의 경우 보호케이스나 보존용기에 표기

- 전자파일로 보관하는 경우 폴더명에 등록번호 등을 기입

※시청각기록물 등록번호를 컴퓨터 폴더명으로 관리하고 정리기간 시 CD에 담아 보관       하며, CD 표지에 시청각기록물 등록번호 반드시 기재

2. 비전자기록물 등록번호 표시방법

가. 생산기록물

- 기안문․시행문 등 생산접수등록번호 또는 문서번호란이 기재되어 있는	기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호 표시

- 생산등록번호란 또는 문서번호란이 없는 문서․카드류․도면․대장류 등의	기록물은 기록물의 좌측 상단 여백에 생산등록번호 표기

나. 접수기록물

- 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호 표기

<문서, 카드류, 도면류, 등 보통규격 이상의 기록물의 등록번호 표시방법>
(생산) 좌측상단									(접수) 우측상단
등록번호	총무과-1234								접수번호	총무과-2345
등록일자	2014. 10. 30.								접수일자	2014. 11. 11.
						2.5cm
처 리 과	총 무 과								처 리 과	총 무 과
공개여부	비공개(6호)								공개여부	공개
		5cm									5cm
<사진, 필름, 테이프, 등 소형규격의 기록물의 등록번호 표시방법>
(생산) 좌측상단									(접수) 우측상단
등록	총무과-3456								접수	총무과-4567
						1.5cm
	2014. 11. 31.									2014. 12. 10.
		3cm									3cm

- 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물외의 접수기록물은 기록물의 우측상단         여백에 접수등록번호 표기

<비전자기록물(종이문서 등) 등록번호 표시>

<비전자기록물(사진․디스켓․테이프 등) 등록번호표시>

3. 기록물이 없는 단위과제카드 삭제방법

가. 단위과제카드의 실적유무에 “N”으로 조회되는 경우 해당 단위과제카드 삭제

나. 삭제는 부서(학교) 과제카드담당자가 주관하여 삭제

- 과제관리 → 과제카드관리 → 과제카드함 → 실적유무　“N”인 과제카드조회 후 삭제

4. 적합한 단위과제카드로 재편철 방법(실적변경)

가. 등록된 기록물이 해당 단위과제, 단위과제카드에 적절하게 등록되어 있는지	확인 후 부적절하게 편철되어 있는 경우 재편철

나. 재편철은 과제관리자가() 주관하여 변경

① 업무관리시스템의 과제관리 → 나의과제 클릭

② 재편철할 문서가 있는 단위과제카드 클릭

③ [실적관리] 클릭, 재편철할 문서 선택, 실적변경

※ [접수관리] 클릭, 재편철할 문서 선택, 접수변경

④ 새롭게 재편철할 단위과제카드 선택, 저장, 확인

※클릭 과제카드 변경시 단위과제카드 목록은 과제담당자로 등록되어 있는 과제카드만      보이므로 해당 과제카드가 없을 시에는 부서(학교) 과제카드담당자에게 요청하여 변경

5. 첨부물 분리등록 방법

가. 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성	되어 별도 관리가 필요한 경우 분리등록

예시) 공문의 별송, 인편제출 자료(일반문서(도서), CD, 사진, 도면 등) 중 별도관리가 필요한 경우

① 문서관리 → 문서함 → 문서등록대장에서 문서를 선택한 후에 [분리등록] 클릭

② 첨부물 분리 문서에 대한 정보를 입력한 후에 [저장] 클릭 등록 완료

6. 비전자문서 등록 기록물 편철방법

가. 기록물을 관련된 사안(업무)별로, 생산순서대로 묶는 관리행위

나. 기록물 편철방법

① 기록물의 편철은 등록과 동시에 실시하며, 업무진행 중이거나 활용 중인 것은        진행문서 파일에 발생순 또는 논리적 순서로 끼워 관리

② 일반적으로 전자문서는 시스템에서 자동으로 편철되므로 별도의 편철행위는	불필요하지만, 종이문서는 기록물 편철 방법에 따라 편철・확정해야 함

③ 종이문서는 보통 100매 이내로 편철하고, 양이 많은 경우 분철하여 권호수를 부여

하고 면표시를 연속 부여해야 함. 예시)기록물관리(2-1), 기록물관리(2-2)

④ 문건별 면표시는 전체 면수(공문 첫 면 포함)와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로

하여 표시. 예시)3면으로 처리된 1건의 경우 3-1, 3-2, 3-3

⑤ 문서철의 면표시는 표지와 색인목록을 제외하고 본문의 첫 번째 면부터 우측 하단에	일련번호를 순서대로 표시하며, 동일한 단위과제카드 제목으로 2권 이상 나누어진	문서철의 경우, 2권 이상의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수를 다음의 일련	번호로 이어서 표시.

※ 기록물 뒷면에 내용은 없으나 어떤 형태든 추가된 형식(간인, 인지 등)이나 첨부가	붙어 있는 경우 반드시 면 표시를 해야 함

※ 이관 전 처리과에서의 면표시는 연필로 표시해야 하며, 기록관으로 이관 후 기록관	에서 넘버링기로 확정 표시 함

⑥ 처리완결 후에는 진행용파일에서 분리하여 단위과제카드(기록물철) 표시 및 색인목록을        시스템에서 출력하여 보존용표지를 씌워 관리(시스템 출력은 P.17 참고)

■ 편철용품

※ 2006년 1월 1일부터 황파일 대신 진행용파일 사용을 의무화 하고 있음

단, 지출증빙서와 같이 진행용파일에 편철할 수 없는 매체크기가 다른 형태인 경우	기존에 편철방법 사용 가능

⑦ 종이문서 외에 카드류, 도면류, 사진류, 오디오류의 편철은 기록물의 특성과 크기에 따라 편철

카드류

편철방법

도면류

편철방법

사진류

편철방법

오디오류

편철방법

7. 단위과제카드(기록물철) 표지 및 색인목록 출력방법

가. 업무관리시스템

① 과제관리 → ②단위과제카드 선택 → ③표지색인 → ④표지출력, ⑤색인목록 출력

※ 색인목록 출력시 비전자문서 등록 쪽표시 합이 100페이지가 넘을 경우 아래의          “   ”표시된 부분의 화살표를 이용하여 다음권의 색인목록을 확인할 수 있음

※ 만약, 하나의 단위과제카드에 과제담당자가 여러명일 경우 색인목록 출력시 하나의        단위과제카드에 여러 과제담당자들이 등록한 비전자기록물 전체목록이 등록일시          순으로 표시되므로, 과제관리자()가 책임지고 취합하여 편철해야 함.

나. 전자문서시스템(2010년도 이전 기록물 편철시 표지 및 색인목록 출력방법)

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※ 기록물철 비전자등록 기록물 색인목록 출력

①문서함 → ②기록물철 선택 → ③검색 → ④수기등록문서선택 → ⑤색인내보내기 →     ⑥엑셀다운로드 편집

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8. 문서고 기록물 정리 방법

① 서가(모빌랙)를 “○○○과 또는 부서별” 구분

예시) 기관: 행정지원과, 교육지원과, 총무부, 연수부

예시) 학교: 교무실, 행정실

(※교무실의 경우 연구부, 정보부, 교무부 등 문서의 생산부서별로 구분 권장)

② 과(부서)별 생산문서를 단위과제(단위업무)별로 구분

<그림.  본청 기록관 문서고 서가번호 및 우선순위 표식 부착 사진>

서가번호 부여시 책장(모빌랙) 칸마다 식별번호를 부여하고 기록물의 보존위치 소재           정보가 좀 더 세밀(정확)하게 관리될 수 있도록 권장

※ 문서고 또는 행정실 책장(캐비닛)에 “우선순위”표식 부착 권장

“우선순위”는 재난 및 화재발생시 우선순위로 반출하는 기록물을 표시한 것임

※ 문서고 및 서가번호는 체계적으로 부여하여 관리하되 각급 기관(학교) 재량으로 적용

③ 단위과제(단위업무)별로 구분된 단위과제카드(기록물철)는 동일 단위과제-단위        과제카드내에서 생산연도별로 구분하여 보존상자에 정리

※ 단위과제(단위업무)내에 단위과제카드(기록물철)가 1권인 경우 보존상자에 단위과제	(단위업무)명이 2개 이상이어도 무방함

예시) 보존상자 네임택

상자번호	※ 자체적으로 기재할 것 ※ 본청 각과 기재안함, 기록관 기재
생산년도	2011
생산기관	생산부서(세부부서)
업 무 명	단위업무(단위과제)명 1.기록물철(단위과제카드)명(보존기간) 2.기록물철(단위과제카드)명(보존기간) 3.기록물철(단위과제카드)명(보존기간)

상자번호	※ 자체적으로 기재할 것
생산년도	2012-2013
생산기관	생산부서(세부부서)
업 무 명	단위업무(단위과제)명 1.기록물철(단위과제카드)명(보존기간) 2.기록물철(단위과제카드)명(보존기간) 단위업무(단위과제)명 (복수의 단위업무를 포함하는 경우) 1.기록물철(단위과제카드)명(보존기간) 2.기록물철(단위과제카드)명(보존기간)

상자번호	OO청-25
생산년도	2011-2014
생산기관	총무과(인사담당)
업 무 명	인사관리 1. 1997. 지방공무원 정․현원관리(10년) 2. 1999. 지방공무원 현원관리(10년) 3. 2001. 지방공무원 정현원(10년)

상자번호	OO청-28
생산년도	○ 2005-2009 ○ 2012-2013
생산기관	행정지원과(총무담당)
업 무 명	학교정보공시 1. 학교정보공시 계획수립(5년) 2. 학교정보공시 검증, 모니터링(3년) 정보공개 1. 정보공개 계획(3년) 2. 학교정보공시 근거자료(3년)

<참고> 단위과제카드 표지 및 색인목록 양식

* 업무관리시스템(전자문서시스템)으로 출력할 수 없을 경우 아래 양식을 사용.

처리과기관코드-보존기간-단위과제명

단위과제카드 제목

시작년도 - 끝년도

처 리 과

색  인  목  록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 :                                                          (생산연도 :        )

연번	일자	등록번호	제 목	보낸 기관	받은 기관	쪽표시	전자문서 여 부	비고

2. 도면․카드류

도면․카드 종류명

분류번호 :                                                          (생산연도 :        )

일련 번호	등록번호	제 목	쪽표시	전자문서 여 부	비고

3. 시청각기록물(사진․필름류)

기록물철 제목

분류번호 :                                                          (생산연도 :        )

일련 번호	등록번호	제 목	사진 설명	사진 형태	비고

4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)

기록물철 제목

분류번호 :                                                          (생산연도 :        )

일련 번호	등록번호	제 목	내용 요약	비고