저는 예전에 고객 목록과 거래 데이터를 정리하던 경험이 있습니다. 중복값이 많아지면 원본을 지키면서도 빠르게 정리하는 방법을 찾는 일이 쉽지 않더군요. 이 글은 그런 상황에서 실제로 많이 활용하는 엑셀의 대표적인 중복 제거 방법과 각각의 특징을, 제 경험을 바탕으로 간결하게 정리한 것입니다.
1. 중복 항목 제거 기능 사용(가장 일반적이고 쉬운 방법)
원본 데이터를 직접 수정하여 중복값을 제거하는 가장 빠르고 편리한 방법입니다. 데이터가 비교적 간단하고, 즉시 결과를 확인하고 싶을 때 적합합니다.
- 중복값을 제거할 데이터 범위를 선택합니다. 열 전체를 선택해도 되고, 특정 셀 범위만 선택해도 됩니다.
- 데이터 탭으로 이동합니다.
- 데이터 도구 그룹에서 중복 항목 제거를 클릭합니다.
- 중복 항목 제거 대화 상자가 나타납니다.
- 내 데이터에 머리글 표시 옵션에 체크하면 첫 번째 행을 헤더로 인식하여 중복 제거 대상에서 제외합니다. (대부분의 경우 체크하는 것이 좋습니다.)
- 중복값을 제거할 열을 선택합니다. 하나 또는 여러 열을 선택할 수 있습니다.
- 모든 열의 값이 동일한 경우에만 중복으로 간주하려면 모든 열을 선택합니다.
- 특정 열의 값만 같으면 중복으로 간주하고 다른 열은 유지하려면 해당 열만 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다.
- 엑셀이 중복값을 제거한 후 남은 고유값의 수와 제거된 중복값의 수를 알려주는 메시지가 나타납니다. 확인을 클릭합니다.
- 장점: 매우 빠르고 간편합니다. 추가 설정이 거의 필요 없습니다.
- 단점: 원본 데이터를 직접 수정하므로 원본 보존이 필요하면 반드시 백업이 필요합니다. 제거 후에는 복구가 어려울 수 있습니다.
2. 고급 필터 사용(중복값 제거 후 원본 유지)
중복값을 제거하되, 원본 데이터는 그대로 두고 결과를 다른 위치에 복사하고 싶을 때 활용합니다. 원본을 보존하면서 정제된 데이터를 별도 영역에 두고자 할 때 유용합니다.
- 중복값을 제거할 데이터 범위를 선택합니다.
- 데이터 탭으로 이동합니다.
- 정렬 및 필터 그룹에서 고급을 클릭합니다.
- 고급 필터 대화 상자에서 다음을 설정합니다.
- 작업에서 다른 장소에 복사를 선택합니다.
- 목록 범위에 이미 선택한 데이터 범위가 입력됩니다. 확인합니다.
- 조건 범위는 비워둡니다. 이 방법은 조건 없이 중복만 제거하는 경우에 해당합니다.
- 복사 대상을 클릭하고 중복값이 제거된 결과를 붙여넣을 위치를 선택합니다.
- 고유 레코드만 옵션에 반드시 체크합니다.
- 장점: 원본 데이터를 그대로 유지할 수 있습니다. 결과를 원하는 위치에 자유롭게 배치할 수 있습니다.
- 단점: 중복 항목 제거 기능보다는 다소 번거롭고 설정이 조금 더 필요합니다.
3. COUNTIF 함수와 필터 조합(수동으로 중복값 확인 및 제거)
중복 여부를 직접 확인하며 관리하거나 고유값만 필터링하고자 할 때 유용합니다. 데이터가 조금 더 복잡하거나 특정 조건으로 고유값을 뽑아야 할 때도 활용됩니다.
- 중복값 여부를 확인할 열 옆에 새로운 열을 추가합니다.
- 새로운 열의 첫 번째 셀에 COUNTIF 함수를 입력합니다.
- 예: =COUNTIF(데이터범위, 현재셀)
- 함수를 아래로 복사해 모든 행에 적용합니다.
- 새로운 열의 값으로 중복 여부를 판단합니다. 1은 고유값, 1보다 큰 값은 중복값입니다.
- 새로운 열을 기준으로 필터를 적용합니다.
- 고유값만 표시하려면 1만 선택합니다.
- 중복값만 표시하려면 1보다 큰 값을 선택합니다.
- 중복값을 제거하려면 중복 행을 삭제하거나, 고유값만 남긴 행을 다른 위치로 복사합니다.
- 장점: 중복 여부를 직접 확인하고 제어할 수 있습니다. 원본 데이터를 유지하며 고유값만 확인하거나 추출할 수 있습니다.
- 단점: COUNTIF를 사용해야 하므로 다소 복잡합니다. 데이터가 많으면 작업 시간이 늘어날 수 있습니다.
4. 피벗 테이블 사용(고유값 목록 생성)
피벗 테이블을 이용하면 원본 데이터를 건드리지 않고도 열의 고유값 목록을 손쉽게 얻을 수 있습니다. 데이터의 요약이나 목록화에 강한 방법입니다.
- 중복값을 포함하는 데이터 범위를 선택합니다.
- 삽입 탭으로 이동합니다.
- 표 그룹에서 피벗 테이블을 클릭합니다.
- 피벗 테이블 만들기 대화 상자에서 테이블/범위가 맞는지 확인하고 피벗 테이블을 놓을 위치를 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다.
- 피벗 테이블 필드 창에서 중복값을 제거하고 싶은 열의 필드 이름을 행 영역으로 드래그합니다. 그러면 열의 고유 값들만 표시됩니다.
- 필요하다면 생성된 피벗 테이블을 값으로 붙여넣어 일반 목록으로 사용할 수 있습니다.
- 장점: 원본 데이터를 전혀 수정하지 않습니다. 고유값 목록을 아주 쉽게 얻을 수 있습니다.
- 단점: 피벗 테이블 형태로 결과가 나타나므로 일반 목록으로 바로 쓰려면 추가 작업이 필요할 수 있습니다.
어떤 방법을 선택해야 할까요?
- 원본 데이터를 직접 수정해도 괜찮고 가장 빠르게 정리하고 싶다면: 중복 항목 제거 기능
- 원본 데이터를 보존하면서 중복값을 제거하고 싶다면: 고급 필터
- 중복값을 직접 눈으로 확인하고 제어하거나, 고유값만 추출하고 싶다면: COUNTIF 함수와 필터 조합
- 간단하게 고유값 목록만 얻고 싶다면: 피벗 테이블
필요한 부분이 있으면 언제든지 질문해 주세요.